Les étapes indispensables d’une réunion

Les étapes indispensables d’une réunion

La réunion est un outil souvent employé en entreprise lorsqu’il y a des décisions importantes à prendre ou tout simplement pour communiquer sur différents faits internes récent. Simplement, une réunion ne s’improvise pas, il est nécessaire de suivre certaines étapes pour pouvoir réussir sa réunion. Nous vous proposons aujourd’hui 8 étapes qui vous aideront si vous animez des réunions régulièrement ou ponctuellement.

  1. Préparez-vous

  • La préparation ne demande pas beaucoup de temps et accroît considérablement l’efficacité de la réunion.
  • La préparation permet d’éviter de perdre du temps à vous demander quel est le but de la réunion.
  1. Préparez l’ordre du jour

  • Il permet à vous et aux autres participants de connaître les objectifs de la réunion et les sujets qui y seront abordés.
  • Distribuez-le avant la réunion pour que ceux-ci puissent se préparer.
  1. Commencez et terminez à l’heure (ou plus tôt)

  • Rien de pire qu’un animateur qui arrive en retard et qui laisse la réunion s’éterniser.
  • Respectez les participants en commençant et en terminant vos réunions à l’heure.
  1. Prévoyez des réunions moins nombreuses mais plus utiles
  • Organisez une réunion seulement lorsque que cela est absolument nécessaire et faites en sorte qu’elle soit utile.
  • Chaque fois que vous êtes tentés de faire une réunion, assurez-vous d’avoir une bonne raison de le faire.
  1. Pensez en termes d’inclusion et non d’exclusion

  • Choisissez avec soin les participants et ne conviez que les personnes directement concernées par la réunion.
  • N’excluez pas les salariés dont l’opinion est importante.
  • Ne gâchez pas vos chances de bénéficier de ces idées en excluant des salariés pour des mauvaises raisons.
  1. Évitez toute dispersion

  • Restez concentré sur l’objet de la réunion sans oublier l’objectif.
  1. Décomposez les actions

  • Décomposez, résumez et répartissez les actions à entreprendre parmi les membres de l’équipe.
  • Les participants ne doivent pas sortir de la réunion en se demandant à quoi elle a servi.
  • La réunion doit déboucher sur des directives, des missions et un suivi
  1. Demandez du feed-back

  • Le feed-back permet d’évaluer l’efficacité de la réunion
  • Demandez-leur de s’exprimer honnêtement et ouvertement et tirez les leçons qui s’imposent

 

Nous espérons que cet article vous aura été utile, n’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.

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